Depende de como e com que finalidade você pretende usar as ferramentas sociais no ambiente corporativo.
Por Galen Gruman, Infoworld/EUA

Você deu uma festa e ninguém veio? Isso é o que parece estar acontecendo com as redes sociais corporativas. Em nossas vidas pessoais, quase todo mundo está no Facebook, e muitos de nós estão no Twitter e no Pinterest. Em nossas vidas profissionais, muitos de nós usam o LinkedIn para manter contato com colegas e associados. Mas o uso das redes sociais dentro do escritório parece ser pequeno, apesar do barulho constante dos fornecedores e dos testes promovidos pelos gestores. Muita iniciativas acabam apenas desperdiçando o tempo e esforço de todos.

Como há poucos dados reais a respeito, vou ma ater ao que tenho observado e ouvido a respeito.

Se você olhar para trás e pensar sobre no uso das redes sociais no ambiente corporativo verá que as razões para a falta de absorção são óbvias. Não diferem muito do fracasso de intranets corporativas há uma década, nem das ferramentas colaborativas como o Lotus Notes, na década de 90. Ambos também tentaram ser o centro social da empresa moderna.

Socialização não é o que as empresas querem

Espanta-me sempre que os gerentes e vendedores falem sobre o valor das redes sociais no trabalho quando, na verdade, não é isso que as empresas querem. Eles não querem que os funcionários postem fotos de seus filhos, compartilhem vídeos engraçados com animais ou descrevam a sua festa de aniversário. Nem se importam com os equivalentes corporativos, tais como os rumores a respeito de quem pode estar tendo um caso, o que mais se assemelha ao gerente da concorrente, ou quanto foi gasto com a viagem de formação de equipe. Muitas empresas, inclusive, usam ferramentas de redes sociais no ambiente corporativo para bloquear o acesso dos funcionários ao Facebook, Angry Birds, e assim por diante.

O que as empresas realmente querem, há muito tempo, é uma melhor colaboração entre sua força de trabalho distribuída, não raro geograficamente dispersa. Graças ao e-mail e à Internet, as empresas querem replicar o tipo de colaboração que ocorre dentro do escritório através de milhares de pessoas localizadas em outros locais. De fato o e-mail, a teleconferência, as mensagens instantâneas, as videoconferências, os wikis, o Facebook e o Twitter são ferramentas que ajudaram algumas empresas e até mesmo grupos de trabalho multiempresa a obterem grandes avanços na realização de projetos específicos.

Mas, ao retratar a colaboração como um objetivo social, as empresas imediatamente falham. Ao ouviem as exortações "vamos todos adotar as redes sociais" os empregados lembram-se do projeto de intranet corporativa que ninguém nunca usou. Ou apontam para o blog do presidente que tinha a nobre intenção de "comunicar-se diretamente os funcionários" quando começou, mas que deixou de ser atualizado após dois míseros posts.

Muitas vezes, socialização demais gera insegurança

Outro aspecto sufocante das redes sociais no trabalho é o efeito Big Brother. Deixando de lado a ingenuidade de alguns funcionários sobre a partilha adequada de informações no trabalho (bem como no seus perfis pessoais nas redes sociais), há a dura realidade de que tudo o que você publica em uma rede social empresarial é visível, detectável ​​e armazenável por sua empresa.
Se você diz algo a um colega no refeitório ou no telefone, tem sempre possibilidade de negar ou alegar falha de comunicação - e, certamente, algum engano. Se você diz algo em uma conferência, há pelo menos algum contexto no qual se escorar. Uma explosão em uma sessão tensa sobre o orçamento é mais compreensível e perdoável do uma ofensa ou um comentário mal feito em um fórum de discussão.

Quem procura um motivo para negar-lhe uma promoção ou demiti-lo pode encontrar alguma desculpa muito mais facilmente via e-mail ou rede social. Nos primeiros anos de e-mail corporativo, vimos muitas pessoas esquecendo esse detalhe, expressando sentimentos que acabaram por prejudicá-las ou a suas empresas. No contexto das redes sociais corporativas, é legítimimo imaginar que, ao lembrarem-se de que tudo o que compartilham através delas fica gravado, as pessoas deixem de colaborar livremente ou honestamente.

Certamente, algumas culturas empresariais não penalizam a honestidade e o livre debate de ideias, desde que haja respeito - o que provavelmente evita o efeito Big Brother. Mas aposto que estaremos diante de uma minoria. Para a maioria, as comunicações honestas e abertas em um ambiente informal são vistas como uma armadilhas montada pelos gestores. Você precisa trabalhar muito duro com a administração e os funcionários para superar esse medo.

As redes sociais não vão resolver as frustrações do e-mail

A maioria das empresas investe nas redes sociais como ferramenta de colaboração para se livrar do e-mail, que alguns veem como nada mais do que um motor de SPAM gigante. A teoria é a de que as comunicações mais valiosas irão se mover para as redes sociais, para que as pessoas possam reduzir a sobrecarga de comunicação de forma dramática.

Esta é uma esperança incrivelmente estúpida.

Qualquer pessoa com qualquer conta de rede social sabe o quanto de SPAM - incuindo na categoria coisas insignificantes, não apenas phishing e jogadas de marketing indesejados - circulam nesses canais. O SPAM migra para onde a comunicação migra. Não é uma questão intrínseca ao e-mail. Mesmo as tecnologias ponto-a-ponto de comunicação, tais como mensagens instantâneas, sofrem com a ação dos spammers.

Portanto, os riscos de adicionar canais de comunicação para resolver o problema de e-mail são reais. Um deles é uma fratura de comunicação, forçando os funcionários a prestarem atenção a múltiplos canais, muitas vezes através de diferentes ferramentas. Com o e-mail pelo menos você pode ter o fluxo de várias contas em um só local, e até mesmo aplicar consistentes regras de filtragem para todos eles.

Outro risco é o de vazamento de informações. O e-mail corporativo é tipicamente armazenado para fins de arquivamento e consultas posteriores. Se você adicionar canais, eles também precisarão ser armazenados por algum tempo, ainda que muitas ferramentas de redes sociais são tenham sido desenhadas para isso. Assim, o risco de responsabilidade para empresas reguladas aumenta.

Foque nas necessidades específicas de colaboração, não redes nas sociais

Se o objetivo da sua empresa em torno de redes sociais é aumentar e melhorar a colaboração, meu conselho é: coloque as redes sociais de lado e olhe para outras ferramentas de colaboração.

Os seus funcionários têm problemas em encontrar colegas úteis em outros grupos? Trabalhe no seu diretório corporativo interno para expor mais o quê cada funcionário sabe e faz, de uma forma facilmente pesquisável. Olhe para os wikis, os fóruns, e outros meios assíncronos de comunicação compartilhada - podem funcionar muito bem para pequenos grupos que compartilham uma missão ou projeto. Não descarte o uso de pastas de e-mail, também!

Além disso, os laptops mais modernos e os tabletes têm câmeras, microfones e alto-falantes, para que você possa promover videoconferência simples sobre serviços de baixo custo e até mesmo bate-papo livres - o Windows e OS X têm suporte embutido para vários tipo sde clientes de mensagens instantâneas.

Se sua empresa está muito orientada para os processos, ferramentas como o Socialcast podem integrar o fluxo de trabalho de comunicação em todo o workflow de processos de negócios. Mas fique ciente desde já de que essas ferramentas podem ter um cheiro de monitoramento a lá Big Brother sobre os funcionários que podem levá-los a evitá-las ou usá-las apenas pro forma.

Nem todos os problemas podem ser resolvidos com a tecnologia. Ironicamente, isso deveria ser óbvio. Se o seu instinto é incentivar o uso de ferramentas sociais, lmbre-se de que social significa envolver pessoas, e é por aí que você precisa começar.

Fonte: CIO Gestão