Saiba como executivos de grandes empresas administram suas atividades ao longo do dia para terem uma agenda organizada e garantir um melhor aproveitamento do tão curto e precioso tempo
Por Talita Abrantes, da revista Exame.com


São Paulo - Ter sob sua batuta uma companhia inteira demanda tempo, agilidade na hora de tomar decisões e, em alguns casos, o celular ligado 24 horas caso algum imprevisto aconteça. Mas qual a estratégia dos presidentes de empresa para fazer tanta responsabilidade caber na agenda?

Conversamos com os líderes de empresas como Facebook Brasil, Sanofi-Aventis e Ogilvy, entre outras, e todos chegaram a um consenso: ser o principal executivo da companhia ou o dono do negócio exige disciplina e um meticuloso planejamento. Além de começar o dia bem cedo: para alguns, o expediente começa antes mesmo do café da manhã - às 5h30.

Veja quais as táticas deles para fazer uma boa administração do tempo para que ele renda:


Leonardo Tristão, diretor-geral do Facebook Brasil

Quem disse que rede social só serve para que você perca tempo durante do expediente? Pois para Leonardo Tristão, diretor-geral do Facebook Brasil, além de foco do trabalho, ele usa o site para gerir o próprio tempo. Junto com a agenda do celular (que é integrada a outros dispositivos), ele usa os eventos da rede social para os compromissos pessoais.

Mesmo trabalhando em uma operação online, ele afirma que a principal estratégia para gerir o tempo é manter o foco e aprender a priorizar de uma maneira estratégica. E, neste contexto, falar não de vez em quando é preciso.

Planejamento é a palavra-chave para fazer o tempo render, segundo ele. “Existe um ditado em inglês que expressa bem isso ‘planeje o trabalho e trabalhe o plano’”, diz.

Isso não significa que a rotina de um executivo deve ser engessada. Ser flexível, neste sentido, é essencial “para alterar as prioridades à medida que as necessidades imediatas aparecem”, afirma.

“A conexão à internet permite as pessoas trabalharem em qualquer hora e lugar. As ferramentas permitem isso. No entanto, incentivo a minha equipe e eu mesmo pratico a filosofia de que é necessário balancear vida pessoal e profissional. Isso tem muito a ver com planejamento e prioridades”, afirma.


Sérgio Amado, presidente do Grupo Ogilvy Brasil

Objetividade. Esta é a palavra de ordem na rotina de Sérgio Amado. E ela se traduz na maneira como ele conduz as reuniões (ele odeia encontros que ultrapassem uma hora) e como lida com e-mails, por exemplo.

“Não faço e-mail com mais de dez linhas”, conta. E, em alguns casos, a resposta não passa de uma palavra, como ok, sim, não, talvez. “Prefiro olhar no olho de cada executivo que trabalha comigo”, afirma. Neste caso, os papos também tendem a não ser muito longos. Dependendo do assunto, não ultrapassam 15 minutos.

Para ele, o papo de que para ser executivo é preciso estar ligado no trabalho 24 horas por dia é besteira. O expediente dele começa às 8h30 e termina às 19h, no máximo, 20h. “Ainda dá tempo de chegar em casa para assistir a novela”, brinca.

Às 21h45, o e-mail do celular é desligado automaticamente. “O celular fica 24 horas open porque tenho família”, diz.


Ernesto Haberkorn, sócio-fundador da TOTVs e diretor da TI educacional

A rotina de Haberkorn é milimetricamente planejada. Entre levantar da cama e rumar para o escritório, ele leva, todos os dias, exatamente 1 hora e 22 minutos. Neste período, ele faz 12 atividades. “Cada uma dura de 5 a 10 minutos. É uma espécie de ritual”, afirma.

Às vezes, a rotina começa mais cedo ainda, às 5h30. Ele aproveita este período para fazer atividades do trabalho que exigem mais concentração, como programar.

Apesar da rotina organizada, Haberkorn admite que imprevistos acontecem e prever um espaço para eles na agenda é preciso. Mas, mesmo nestes casos, é essencial assumir o controle da situação.

“As atividades não previstas acabavam consumindo de 30% a 40% do tempo total. Então, eu comecei a me cuidar neste sentido”, conta. Uma das estratégias mais eficazes: interromper conversas não programadas. “Você precisa ter disciplina para fazer isso”, afirma.

Tornar o roteiro da agenda um hábito contribuiu para que o tempo renda mais, ele explica. Por exemplo, no horário do almoço, todos que trabalham com Haberkorn sabem que é o tempo que ele dedica para a academia.

“Aos 70 anos, você já está nos 25 minutos do segundo tempo. Você pensa: ‘eu não posso perder um minuto’”, brinca.


Acacio Queiroz, CEO da Chubb Seguros

Para economizar o tempo entre chamar e esperar que a pessoa rume até a sala dele, Acácio Queiroz prefere ir direto para a mesa do funcionário. “Levo três minutos entre ir, voltar e saber tudo”, conta.

A prática garantiu menos reuniões longas e despediosas na agenda. "Só de não fazer tanta reunião e falar direto com as pessoas ganha uma velocidade de tempo”, diz.

Checar e-mail toda hora? Nem pensar. Na agenda de Queiroz, a leitura do correio eletrônico tem hora marcada. “De manhã, antes do almoço, na hora de sair. Responde e acabou”.


Chieko Aoki, presidente da rede Blue Tree Hotels

O dia de Chieko Aoki começa cedo. Às 6h, ela já está se dedicando a algum exercício físico. O expediente começa nos 40 minutos de percurso para o trabalho. É ali, no carro, que ela toma o café da manhã e checa e-mails.

A principal estratégia para fazer o tempo render é não enrolar, diz. “A gente vai e volta. Nossa, isso come um tempo danado”, afirma. “É preciso ter a prática de decidir. É duro, mas é um treino”.

A meta é responder todos os e-mails que recebe no mesmo dia. Se o assunto leva mais tempo, ela responde mesmo assim. Apesar de usar a agenda do iPhone, ela não largou mão da de papel. “A gente fica refém da máquina, tenho medo que as coisas sumam”, diz.


Fernando Sampaio, diretor-geral da Sanofi-Aventis

Para Fernando Sampaio, os dois principais ladrões de tempo no trabalho são claros: reuniões e e-mails. Para minimizar os efeitos colaterais das ferramentas na própria agenda, o executivo determinou algumas políticas.

Em termos de reuniões, o antídoto foi investir em periodicidade, possibilidade de delegação e eficiência. Com isso, agora, além de um prazo para acontecer, são só convidadas pessoas que, realmente, irão agregar à discussão e todos recebem o assunto definido antes. Em outros casos, ele delegou a missão de representá-lo em alguns encontros.

Para estender esta prática a todos os funcionários, a empresa distribuiu o “cubo da eficiência”, um cubo de acrílico com recomendações para reuniões mais eficientes e uso racional de e-mails.

“De cara, já conseguimos uma economia de 10% no tempo. Se eu gastava 100 dias do ano com reuniões, agora deixo de gastar 10”, mensura.


Eduardo Barella, CEO da Progen

Para Barella, carro próprio só existe nos finais de semana. Nos dias úteis, ele se locomove apenas de táxi. Além de economizar, o executivo aproveita o percurso para responder e-mails e ler notícias.

Na hora de lidar com as mensagens eletrônicas, ele usa um método de comunicação próprio com a assistente dele. “Encaminho os e-mails que ela tem que me lembrar no final do dia com uma sigla que sempre remete a uma ação que o assunto vai trazer”, explica. Na caixa de entrada, ficam em negrito todos os e-mails que ele precisa acompanhar.

Para Barella, disciplina é a palavra chave para fazer o tempo render. Mas não só. “Monte uma boa equipe que você confie e permita que você extraia do seu tempo o melhor”, diz.


Fonte: EXAME.com

Analisar quais assuntos consomem mais horas de trabalho e avaliar se eles estão alinhados aos objetivos é um dos caminhos
Por Epi Torres, CIO/EUA


A gestão do tempo é um dos desafios mais comuns que as pessoas enfrentam hoje no ambiente de negócios. Como CEO, eu lido com essa questão diariamente. Aliás, cada vez mais percebo que os diretores e gestores das organizações, em geral, precisam lidar com múltiplas atividades – muitas delas que fogem ao seu controle. E as demandas acabam consumindo mais tempo do que o previsto, o que gera uma ansiedade.

Como podemos lidar com o estresse causado por essa situação? Qual a maneira de encontrar tempo para conseguir cumprir todas as tarefas?

A primeira abordagem que sugiro é verificar na prática o que tem consumido seu tempo. Se for alguém organizado, pode olhar os registros na agenda das últimas semanas para analisar quais as situações que demandaram a maior parte das horas. Outra saída está em marcar todas as atividades nas próximas duas semanas, com o intuito de fazer essa mesma avaliação.

O próximo passo é identificar suas principais responsabilidades e objetivos para determinar quanto tempo você deveria gastar em cada tarefa. Esse exercício ajuda a visualizar se suas atividades cotidianas estão alinhadas com suas prioridades, ou não.

A segunda abordagem que sugiro é baseada em uma teoria que aprendi em um livro do Dr. Ichak Adizes. Na obra, ele identifica quatro perfis de gestores e que têm me ajudado a avaliar se a forma como gasto meu tempo é correta.

Adizes aponta que a equipe ideal deveria contemplar os quatro perfis diferentes de profissionais – os preocupados com prioridades, os que dão atenção ao foco, os que conseguem ter agilidade e os que gostam de processos.

Eu concordo com o autor que existe uma tendência das pessoas se adaptarem melhor a um desses perfis. No entanto, eu acredito que o executivo equilibrar melhor todas essas competências representa algo essencial. Em minha experiência, descobri que quando balanceamos as quatro competências nos tornamos mais produtivos.

Assim, segue um questionário que pode ajudar os executivos a avaliar como eles podem aproveitar melhor o tempo:

• Em que situação eu preciso ficar mais calmo?
• Em que situação eu preciso ser mais ágil?
• Em que situação eu preciso ter uma visão mais global?
• Em que situação eu preciso me focar em questões pontuais?
• Em que situação eu preciso focar em processos?
• Em que situação eu preciso focar em resultados?
• Em que situação eu preciso ser menos estruturado?
• Em que situação eu preciso ser mais estruturado?

Use essas questões na hora de definir regras, responsabilidades e objetivos e você conseguirá adequar melhor seu tempo e, por consequência, vai ficar menos estressado.

Fonte: CIO Gestão

Na correria entre reuniões e decisões, os empreendedores precisam saber organizar o tempo para o negócio render mais
Por Priscila Zuini, da Exame.com


Empresa, família, saúde, amigos. Os empreendedores sabem que conciliar a vida pessoal com as tarefas de uma pequena empresa exige dedicação e tempo. Apesar da rotina ser semelhante a de um executivo, há sempre uma carga maior de responsabilidade de fazer o negócio dar certo e liderar a equipe.

Para muitos, o ideal seria que o dia tivesse algumas horas a mais. “Tem algumas pessoas que querem mudar o relógio. Tem mil formas de utilizar as horas, mas não tem como esticar nem encolher esse tempo”, explica Flávia Lippi, coach do Instituto de Desenvolvimento Humano Lippi (IDHL).

Organizar-se é o primeiro passo para conseguir dar conta de todas as tarefas do dia, sem desespero. “Todos nós estamos sendo massacrados com a ideia de alta performance, ganho de tempo e felicidade como extremamente necessários para viver. Será que toda essa cobrança não tira o foco do que é necessário para nós mesmos”, questiona Flávia.

Além dos vários compromissos diários, Flávia defende que o tempo passa mais rápido quando há estresse. “A cobrança por automotivação, felicidade e sucesso é a fórmula perfeita para ter estresse”, diz.

Para ela, perseguir ideais de pessoas bem sucedidas pode ser um erro. “O empreendedor tem que tentar se motivar com aquilo que ele acha que é bom, ser feliz a sua medida e ele mesmo determinar o que é o sucesso”, diz. Veja as dicas da coach para conseguir fazer o seu tempo render ainda mais.

1. Tenha foco

O caminho para uma melhor administração do tempo é organizar-se e ter um foco próprio. “Ele precisa se questionar como se tornar uma pessoa mais focada naquilo que deseja e pensa que é importante”, explica. A dica é dedicar um pouco mais de tempo ao planejamento do seu negócio. “O empreendedor tem características muito fortes de querer executar o que sonhou, mas não planeja e, por isso, perde tempo”, diz.

2. Escolha uma agenda

Na área mais prática, é imprescindível ter uma agenda para visualizar o dia e conseguir se programar com antecedência. “Tenha uma agenda eletrônica que ajuda a organizar, tem lembretes e até apita para lembrar o que fazer”, diz.

3. Não tenha mais que 8 metas

A especialista sugere que o empreendedor defina oito grandes metas por ano. “A nossa memória é seletiva e o cérebro tem alguns gaps. Se você colocar mais de oito grandes metas para serem cumpridas, vai esquecer ou deixar de fazer”, diz. Anote estas metas na agenda e não se esqueça de incluir previsões pessoais. “Essas metas precisam estar bem definidas. Por exemplo, se for tirar férias em julho, já anote isso. Assim, o compromisso vai ocupar aquele dia da sua agenda e fazer com que você cumpra”, ensina. Estas metas devem ter prazo de validade, ou seja, uma data concreta para serem atingidas.

4. Faça a tabela do tempo

Uma forma de ajudar a entender como o tempo está sendo gasto – e onde ele está sendo perdido – é colocar no papel aquilo que tem feito. “Isso ajuda a descobrir se você faz o que determinou para sua vida com seu tempo, e o cérebro tem mais facilidade quando vê a coisa no papel”, diz.

A ideia é fazer uma tabela que indique suas tarefas, como no exemplo abaixo, tanto pessoais como profissionais, e anotar o tempo gasto e quais seriam os tempos ideal e possível para realizar aquilo. Tente listar no mínimo cinco missões muito importantes, como tempo gasto com planejamento, administração e até gestão de pessoas. “Se você quer ver que a empresa cresça 30%, mas passa 70% do tempo com atividades pessoais, não vai dar certo”, explica.

Missões	Tempo gasto	Tempo Ideal	Tempo Possível
Tarefa 1	5 horas	3 horas	3 horas
Tarefa 2	30 minutos	1 hora	30 minutos
Tarefa 3	3 horas	2 horas	2 horas
Tarefa 4	4 horas	5 horas	3 horas
Tarefa 5	2,5 horas	2 horas	1,5 hora

Fonte: EXAME.com