Sistemas de gestão não têm "data de validade", mas alguns pontos críticos podem determinar sua atualização.
Por Paulo Silas Martins, gerente comercial da SEND Informática

O mercado competitivo obriga as empresas a serem mais ágeis e a investirem cada vez mais na qualidade de seus produtos e serviços e também no atendimento aos clientes. Uma solução de ERP adequada é indispensável para que uma empresa obtenha destaque em seu segmento.

A tecnologia evolui, as empresas crescem e o ERP deve acompanhar essas mudanças. Há softwares que permitem customizações, mas nem sempre elas resolvem o problema, e a empresa se prejudica com um sistema que não atende mais as necessidades. É nessa hora que nasce a questão: chegou o momento de trocar o ERP?

A dúvida sobre trocar ou não o ERP surge porque a implantação de uma solução que envolve setores tão fundamentais da empresa é trabalhosa. Os funcionários precisam de tempo para adaptar-se ao novo sistema. Por isso, parece mais fácil fazer adaptações no ERP que as pessoas já estão acostumadas. Mas antes de decidir trocar ou não é preciso analisar algumas questões.

O surgimento de uma nova tecnologia não é fundamental para a troca do ERP. Mais importante que uma nova tecnologia é avaliar se as necessidades da empresa são atendidas pelo atual fornecedor do software. Crescimento da organização, mudanças legais ou alterações de processos internos são situações que exigem a alteração do sistema. Se o atual ERP consegue atender essas mudanças com eficiência, não há necessidade da troca.

Também é importante ressaltar que a solução ERP não tem "data de validade". Mas é preciso analisar se o fornecedor do software realiza as atualizações tecnológicas, nos bancos de dados e nos aplicativos. As novas tecnologias trazem maior agilidade na utilização de determinados processos e melhoram alguns procedimentos. Portanto, se o fornecedor não atualiza seu ERP pode haver a necessidade de trocá-lo.

Observar se o uso de planilhas eletrônicas é demasiado ou concorre com o ERP também é importante. Afinal, se é preciso um "sistema" paralelo, isso demonstra que a solução não está atendendo as necessidades, ou seja, está obsoleto. Se há dúvidas que a sua solução de ERP está ajudando a sua empresa a vencer seus desafios, talvez esteja na hora de pensar em trocá-lo.

Esses são alguns pontos a considerar para saber se é o momento mais adequado para isso.

Tecnologia

• Evolução - A evolução de seu ERP NÃO acompanha a dinâmica de crescimento da sua empresa?
• Velocidade de mudança - As mudanças solicitadas no seu ERP demoram a serem realizadas?
• Necessidade de infraestrutura - O seu ERP exige uma infraestrutura com custos elevados para ser operacionalizado.

• Treinamento - O treinamento para novos usuários de seu ERP ou novos módulos, ou implementação de novas funcionalidades é eficaz?
• Suporte - Quando solicitado suporte ao seu fornecedor de ERP ele é eficiente? Seu fornecedor de ERP lhe fornece um suporte pró-ativo ou somente quando solicitado?
• Visitas - Seu fornecedor de ERP efetua visitas regulares e avaliação de seu nível de satisfação?
• Agilidade - O atendimento do seu fornecedor do ERP oferece a agilidade necessária a solução dos seus problemas no tempo desejado?
• Custo - O custo das visitas para atendimento de suas solicitações é elevado e acabam por inibi-las?

• Atendimento das solicitações - As suas solicitações de melhorias são atendidas ou há necessidade de partir para controles paralelos?
• Custo das solicitações - Os custos das customizações e melhorias inviabilizam sua execução?
• Agilidade da entrega - Os prazos de entrega de suas solicitações não atendem as suas expectativas de prazo desejado?
• Qualidade - A qualidade do atendimento de suporte ou atendimento de solicitações de melhorias não apresenta a qualidade esperada ou desejada?