As ferramentas do Lean podem e devem ser usadas de forma sistemática para melhorarem continuamente as aptidões dos colaboradores e o desempenho do departamento e da empresa.
Por Meridith Levinson, CIO/EUA

Daniel Markovitz tem estudado Lean Manufacturing desde que leu pela primeira vez o livro "A Máquina que Mudou o Mundo", quando ainda era estudante da Stanford Business School, em 1992. Seis anos atrás, quando se tornou consultor de produtividade e gestão do tempo, Markovitz começou a estudar como os trabalhadores podem se beneficiar individualmente dos princípios do Lean Manufacturing.

Aqui, Markovitz explica como os profissionais de TI podem implementar três conceitos de Lean Manufacturing para aumentarem sua produtividade pessoal e a do departamento.

Conceito 1: 5S

O conceito 5S tem a ver com a manutenção de um espaço de trabalho, puro e organizado. Fazer cada vez mais com cada vez menos – menos esforço humano, menos equipamento, menos tempo e menos espaço. Latu sensu, o termo 5S diz respeito a cinco conceitos simples que, em japonês começam com a letra “s”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Em português, o Senso de Utilização, o Senso de Arrumação, o Senso de Limpeza, o Senso de Normalização e o Senso de Disciplina.

Quando as empresas implementam o 5S elas se certificam de que todas as ferramentas e materiais de trabalho desnecessários sejam descartados da área de trabalho (utilização), que "todas as ferramentas necessárias (como um computador, monitor, teclado e sistema de arquivamento) tenham seus lugares específicos (arrumação), espaços de trabalho sejam limpos enquanto o trabalho é realizado (limpeza), métodos de limpeza sejam aplicados de forma consistente (normalização), e que a prática do 5S possa ser continuamente melhorada (disciplina).

Em um de seus artigos, Markovitz adapta o conceito do 5S à informação. Considera que trabalhadores, em geral, têm acesso rápido e fácil à informação que necessitam para realizar seus trabalhos, e isso é mais importante para o seu trabalho do que ter um lugar específico na mesa de trabalho para, digamos, um grampeador. O peso de cada um dos Ss, portanto, varia de acordo com a natureza do trabalho e a função exercida.

Conceito 2: Trabalho Padronizado

Montadoras têm maneiras padronizadas de montar carros. Aderem a esses padrões de fabricação rígidos para reduzir defeitos.

Na Era do Conhecimento, no entanto, pouco trabalho é padronizado. Não há nenhuma maneira padrão para conduzir uma reunião, verificar um e-mail ou avaliar um orçamento, observa Markovitz. No entanto, os trabalhadores da Era do Conhecimento acreditam que possam se beneficiar de tais normas, o que poderia prevenir erros e omissões. A adoção de checklists pode ser a forma de fazer isso.

Empresas de private equity, por exemplo, podem criar listas de verificação sobre questões-chave que investidores devem perguntar aos candidatos a investimentos durante a devida diligência.

"O trabalho pode ser incrivelmente padronizado se você tiver como garantir que não irá esquecer de realizar tarefas-chave", diz Markovitz. "Ao fazer isto, você ganha tempo e permite-se concentrar em tarefas mais criativas."

Conceito 3: Fluxo contínuo
Na manufatura, a interrupção de uma linha de produção é um desperdício. Sai caro. Operários trabalham duro para garantir que o fluxo de linha de produção raramente pare.

A dinâmica do chão de fábrica eficiente contrasta com a de um escritório corporativo, onde "trabalhadores do conhecimento raramente seguem um fluxo e são bombardeados por constantes interrupções, ou e-mail de colegas de trabalho, que dificultam sua concentração e produtividade", diz Markowitz.

Ele aconselha os clientes corporativos a adotarem estruturas sistêmicas e acordos de nível de serviço que permitam aos empregados sentar e se concentrar. Por exemplo, um departamento de TI pode definir uma rotatividade entre os profissionais para que, diariamente, parte deles cuide das tarefas de help desk enquanto outros trabalham em outros projetos, sem a preocupação de terem que apagar incêndios.

"Isso cria blocos de tempo onde as pessoas têm a oportunidade de trabalhar em seus projetos maiores sem que tarefas rotineiras deixem de ser realizadas", explica Markovitz.

Fonte: CIO Carreira