Para o funcionário que passa por uma avaliação de desempenho anual, essa oportunidade é um evento único. Para o chefe ou o gerente que é responsável por diversos funcionários, realizar essas avaliações pode não representar muita coisa.

Essa displicência pode levar facilmente a cometer simples erros - erros estes que podem impactar dramaticamente na motivação e no desempenho do funcionário.

Veja a seguir 10 maneiras de estragar uma avaliação de desempenho – e como se assegurar de evitá-las:

1. Pedir ao funcionário que avalie a si mesmo. Demandar auto-avaliações é uma proposta perde-perde. Um grande funcionário que avalia a si mesmo, formal ou informalmente, e que sente que fez um grande trabalho acaba sendo colocado numa situação em que fica imaginando por que você fez pediu isso (e se você não estará com preguiça para fazer a tal avaliação). Um funcionário medíocre dificilmente vai se avaliar como medíocre, transformando o que poderia ser uma conversa construtiva num complexo debate. Auto-avaliações podem parecer “inclusivas” mas são uma perda de tempo. Nunca solicite uma auto-avaliação formal, nem mesmo informalmente durante esses encontros.
2. Levantar pontos que você não pode sustentar com exemplos. Faça uma afirmação genérica sobre o desempenho medíocre e praticamente todo funcionário vai pedir exemplos específicos (o que é mais do que justo). Sem exemplos concretos sua colocação está perdida. Nunca se refira genericamente em relação a um problema ou pontos a desenvolver sem exemplos que suportem sua conclusão. Fatos e números são fundamentais.
3. Discutir características de personalidade – especialmente as negativas. Você pode tranquilamente se sair com algo do tipo ”Você tem uma atitude fora-de-série”, afinal ninguém argumenta contra comentários positivos. Mas falar “Você tem atitudes medíocres”, foca na personalidade e não no desempenho. Talvez o funcionário até tenha atitudes medíocres mas, se esse for o caso, liste exemplos do comportamento vigente dele que levam a tal conclusão. Sempre se concentre nos comportamentos, não na personalidade.
4. Concentrar-se principalmente no curto prazo. Quanto maior o período da avaliação, maior a probabilidade disto acontecer. Quase toda avaliação que tive se focava no meu desempenho nos últimos 2 meses, mesmo se tivesse realizado coisas sensacionais ao longo do ano. Foque o curto prazo e os funcionários naturalmente se darão conta e dirão “ôpa, está chegando a minha avaliação, é hora de dar duro”. Mantenha um registro, tome notas e se assegure que a avaliação reflete o desempenho de ponta a ponta do período.
5. Se exceder nas notas para “motivar”. Algumas pessoas acham que os funcionários vão atender as expectativas contidas numa avaliação (“Se eu lhe dizer que está fazendo um trabalho espetacular, talvez isso lhe dê o impulso necessário para começar a realmente fazer um grande trabalho”). Avaliações devem refletir com exatidão o desempenho do funcionário. Encontre outras maneiras para motivar que não seja inflacionando a avaliação.
6. Comparar com outros funcionários. Mesmo se for verdade, nunca diga algo do tipo “Seus números nas vendas são os piores do grupo”. E definitivamente não compare um funcionário com outro. Comparações são, na melhor das hipóteses, injustas e geralmente criam ressentimentos e uma insalubre competição. Somente compare o desempenho do funcionários em relação ao esperado. Se o funcionário realmente tem os números mais baixos nas vendas, mas ainda assim atende as expectativas, foque-se em maneiras de excedê-las.
7. Desperdiçar perguntas. As avaliações devem ser uma conversa de mão dupla, certo? Portanto, você precisa fazer perguntas ao funcionário para estimular o dialogo, certo? Perfeito! Mas, por gentileza, não faça perguntas estúpidas. Não faça perguntas genéricas sobre a economia, a indústria, o mercado ou o negócio. E não solicite idéias sobre como os negócios podem melhorar. Deixe isso para um outro momento. Avaliações de desempenho são momentos para serem dedicados ao funcionário. Elas devem concentrar-se nele e somente nele, portanto pergunte se ele está enfrentando algum problema, se precisa de apoio, se tem as ferramentas certas para fazer o trabalho dele, etc. Em suma, pergunte pelas maneiras com as quais você pode ajudá-lo a ter êxito (afinal de contas, esta é a sua principal função, não?).
8. Responder questões que não pode (ou não deve). É fácil se sentir o sabe-tudo quando se é o avaliador. Não caia nessa. Se não tem uma determinada informação, diga isso e retorne mais tarde quando a tiver. Se não deve abordar determinado assunto, não o mencione. É tentador seguir o fluxo da conversa e revelar dados sensíveis ou confidenciais. Seja honesto e acessível sobre o desempenho do funcionário e pare por aí, não importando o quanto estiver tentado a fazer confidências ou compartilhar dados.
9. Fazer promessas que não pode cumprir. Boas avaliações de desempenho concentram-se no passado e olham o futuro. Por todos os meios compartilhe planos de desenvolvimento ou de melhorias, mas tenha em mente que quando você diz “possivelmente” o funcionário geralmente ouve “certamente”. Sempre gerencie as expectativas: se não está seguro sobre algo, ou não diga nada ou enfatize que a potencial oportunidade é somente uma possibilidade. E se a potencial oportunidade não se concretizar, deixe o funcionário a par e explique o porquê.
10. Ignorar a avaliação anterior. Você se lembra de tudo que disse da última vez que avaliou um determinado funcionário? Claro que não, mas o funcionário certamente lembra. Utilize os mesmos exemplos e ele vai sentir que você está no piloto automático. Discuta as mesmas oportunidades e ele vai sentir que você fala sobre o desenvolvimento da carreira dele da boca para fora. Tome notas após a reunião e revise essas anotações e a avaliação anterior da próxima vez (antes de se sentar para tal fim). Lembre-se: avaliações de desempenho fazem parte de um completo processo de aprimoramento e desenvolvimento, não são um evento pontual para esquecer rapidamente. Afinal, mesmo se você esquecer o que disse, o funcionário jamais esquecerá.