CIOs, bem como outros líderes de TI e especialistas de produtividade partilham suas dicas de como melhorar o fluxo de trabalho e tirar o máximo proveito de suas equipes
Por Jennifer Lonoff Schiff, jornalista e escritora para revista CIO/EUA

1. Estabeleça metas - e seja "Agile"

"Seja ágil na sua definição de metas", diz Zubin Irani, co-fundador e CEO da cPrime , consultoria de gestão. "Estabeleça metas para o trimestre - e quebre o trabalho em pequenos pedaços que possam, em seguida, serem facilmente atribuídos e gerenciados."

2. Comunique metas, expectativas e papéis

"Forneça aos membros da sua equipe informações básicas e a visão estratégica por trás de cada projeto, atividade, tarefa, etc", Hussein Yahfoufi, vice-presidente de Tecnologia e Serviços Corporativos da OneRoof Energia. "Bem informados, os funcionários ficam mais motivados e se sentem mais envolvidos com os projetos e os objetivos da empresa."

"Todo mundo na equipe deve saber qual é o alvo no qual estão atirando e o que será considerado sucesso no final de sua jornada", acrescenta Tony McClain, sócio-diretor e conselheiro da Geneca.

"É preciso ser absolutamente claro sobre o papel que desempenham no projeto e como eles vão ajudar a equipe a chegar à linha de chegada", disse McClain. "É extremamente importante que todos os membros da equipe conheçam e entendam do que eles são parte e por que eles existem no que se refere à sua organização."

3. Forneça ferramentas e infraestrutura que promovam a colaboração e a eficiência

"Esta é basicamente a regra fundamental para qualquer gestor de TI", diz Wes Wright, CIO do Hospital Infantil de Seattle. "Mesmo o melhor time é tão eficaz quanto os recursos e sistemas que utilizam no dia a dia", diz ele. "Se você quiser tirar o máximo proveito de sua equipe de TI, invista em ferramentas adequadas. Implante soluções intuitivas que ajudem os usuários a reduzirem horas manuais e melhorem a precisão na identificação de problemas de rede, por exemplo."

"Implemente uma estrutura que dê visibilidade e métricas compartilhadas para o desenvolvimento e as equipes de TI, de modo que a saúde de uma aplicação [ou projeto] seja facilmente vista pelos integrantes das equipes, uma vez operacionais e que problemas possam ser resolvidos mais rapidamente", diz Andi Gutmans, CEO da Zend.

"Ter recursos tecnológicos que permitam a comunicação através de sucursais/locais quando se trabalha em um projeto cross-escritório é uma obrigação", acrescenta Aaron Weiss, diretor de Marketing, HP LaserJet e Enterprise Solutions . "Os gerentes de TI e CIOs devem ser capazes de gerar relatórios de status do projeto, facilmente, através do uso de sistemas de gerenciamento de documentos em nuvem que permitam que as equipes forneçam atualizações para o documento de status."

Além disso, "os CIOs podem melhorar a eficiência da organização através da implementação de uma solução, independente de plataforma, que permita aos usuários sincronizar arquivos de trabalho importantes e acessá-los a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, a qualquer hora", observa Ross Piper, vice-presidente de Estratégia Empresarial no Dropbox .

4. Agilize o fluxo de trabalho - E reduzir tarefas desnecessárias

"As equipes querem entregar coisas grandes e às vezes só precisamos eliminar as barreiras", diz Charles Galda, CIO da GE Capital . "Temos um programa chamado TAP (Tecnologia de Aceleração Produtividade), que dá dicas simples sobre como usar a tecnologia melhor, encontrar o melhor momento para uma reunião com funcionários que trabalham em diferentes fusos horários, etc", diz ele.

"Nós temos o hábito de rever continuamente aprovações e notificações dos gerentes, por isso sabemos quando determinadas tarefas já não agregam valor e podem ser eliminadas. A eliminação de etapas desnecessárias mantém ritmo, tornando-nos mais rápido e mais ágeis na resposta aos clientes. "

Além disso, pergunte a si mesmo: "Será que cada formulário, relatório de atualização de status, e-mail, mensagem e reunião é realmente necessário?" diz Steven A. Lowe, fundador / CEO da Innovator LLC.

"Se uma tarefa a ser feita, obviamente, não contribui diretamente para o objetivo em questão, veja se ela pode ser simplificada ou suprimida", diz Lowe. E "peça para a equipe sugestões sobre formas de agilizar os processos e sobre que tarefas, ainda necessárias, poderiam ser feitas por outros."

5. Realize reuniões regulares - Mas cuidado para não cair na armadilha de reuniões excessivas

"Reuniões são uma oportunidade de compartilhar a visão departamental com a equipe e fazer com que todos estejam na mesma página", observa Mazin Abou-Seido, diretor de Tecnologia da Informação da Halogen Software. "Descobrimos que, compartilhar o objetivo e o andamento de cada etapa realizada para atingi-lo [nas reuniões mensais e trimestrais] dá para toda a equipe uma melhor compreensão do que estamos tentando realizar e incentiva todos a trabalharem em conjunto para alcançar objetivos comuns."

Basta ter cuidado para não cair na armadilha da reunião excessiva. Agende reuniões de equipe ou departamento uma vez por semana ou uma vez por mês, e certifique-se que o dia ea hora estejam reservados na agenda de todos.

6. Reduza relatórios

"Você contratou pessoas inteligentes e talentosas, aptas a fazer o trabalho. Agora deixe-as fazê-lo", diz Jonathan Bruskin, consultor de liderança e gestão da Excella Consulting . "Microgerenciamento e supervisão pode matar a criatividade e a motivação", observa ele. "CIOs, executivos e gestores de projeto podem aumentar a produtividade de suas equipes, comunicando metas e evitando obstáculos administrativos."

Além disso, "reduza a quantidade de relatórios que eles precisam fazer, para que possam se concentrar no trabalho a ser feito", aconselha Christian Buckley, diretor da Metalogix. "Se mais de 10% do seu dia é gasto na produção de relatórios sobre o trabalho que estão fazendo, há algo fundamentalmente errado", diz ele. "Constantemente, revise e refine relatórios para manter suas métricas otimizadas."

7. Forneça feedbacks em tempo real - Tanto positivos quanto negativos

"Reconheça imediatamente e publicamente as realizações dos membros da equipe", diz Halley Bock, CEO e presidente da Fierce. "Por outro lado, aborde questões ou áreas que precisam ser melhoradas imediatamente. Feedbacks de desempenho em tempo real capacitam os indivíduos a tomarem posse de seu trabalho, gera confiança e permite que eles saibam onde eles estão em todos os momentos."

8. Afaste distrações

"Determine etapas do trabalho onde o mensageiro instantâneo deve ser desligado e as reuniões, evitadas", diz Nathan Gilmore, co-fundador da TeamGantt. "Ter horas ininterruptas de trabalho pode fazer a produtividade da equipe subir."

9. Implemente um programa inteligente de pagamento por performance

"Na Halogen nossos funcionários definem as metas a cada trimestre, em linha com os maiores objetivos da empresa", diz Abou-Seido. "Como parte de nosso programa de remuneração por desempenho, as metas individuais dos funcionários estão vinculadas a nossa Gestão por programa (MBO), que oferece bônus trimestrais", diz ele.

"Além de metas individuais, os membros das equipes também têm metas compartilhadas, que incentivam a colaboração e o trabalho em equipe. Empregados trabalham com os seus gestores para definir seus objetivos, e, como tal, são envolvidos no processo eestão altamente motivados para alcançá-los", diz Abou -Seido.

10. Ofereça oportunidades de desenvolvimento

"Dê aos trabalhadores uma oportunidade de intensificar e assumir um novo desafio ou responsabilidades", diz Bock. "A oportunidade de desenvolvimento individual mostra para toda a equipe que há oportunidades de aprendizado e de avanço disponíveis", diz ela. Também ilustra que, como um líder, você está disposto a arriscar, e confia em que os funcionários farão o seu melhor para serem bem sucedidos.

11. Alimente-os. Literalmente

Há uma razão pela qual as empresas oferecem comida de graça, como faz a Google. "Certifique-se de manter o bem estar de sua equipe", diz Gina Hunter, da Groopt.

"Às vezes só precisamos de uma pausa para o lanche para nos manter mais ativos ao longo do dia", diz Hunter. E "é muito mais conveniente [e produtivo] ser capaz de pegar algo no escritório, em vez de andar pela rua."


Fonte: CIO Gestão